S'organiser, pourquoi, comment ?
Pourquoi ?
Commençons par remarquer que l'on peut très bien ne jamais s'organiser.
Une entreprise peut très bien fonctionner de manière totalement empirique : chacun sait ce qu'il a à faire, trouve sa méthode pour le faire, se coordonne de manière informelle avec ses collègues, et transmet aux nouveaux arrivants les consignes.
Cependant, un tel système se heurte rapidement à des limites.
La cohérence qu'il trouve localement au niveau de chaque activité n'a que peu de chances de se traduire par une cohérence globale.
Pour parler concrètement, avec une telle structure, il y a fort à parier qu'un client extérieur à l'entreprise aura une impression très forte d'absence d'organisation, puisque son dossier ne suivra pas un cours optimisé. Chaque service le traitera d'une manière différente, la transmission d'information sera assurée bien souvent par le client lui même, et les boucles de traitement seront fréquentes.
Qu'est ce que s'organiser ?
S'organiser signifie donc mettre en place une démarche en vue d'une optimisation globale du fonctionnement de l'entreprise.
Il importe de noter à ce stade que l'organisation est source de bien être dans l'entreprise, et peut être à l'origine d'un cercle vertueux : l'impression que le travail est effectué de manière optimum produit de la confiance chez le salarié, l'impression que son effort de travail est bien utilisé, donc de la fidélité. De fait, l'entreprise se trouve plus encline à investir dans la formation de ses salariés, et ceux-ci, mieux formés vont encore renforcer l'impression de bonne organisation générale, etc.
Organiser ≠ Dématérialiser
L'arrivée d'outils de communication performants tels que les smartphones a pu donner, et la pub cherche à nous le faire croire, un temps l'illusion que les avancées technologiques allaient résoudre la problématique de l'organisation. Cette illusion a été renforcée par le fait que dans l'inconscient collectif on a tendance à associer mauvaise organisation à bureaucratie papier.
Or, force est de constater que les outils dématérialisés sur lesquels on a un peu de recul comme le mail montrent le besoin de réfléchir et choisir son utilisation des technologies dématérialisées sous peine de remplacer la lourdeur paperassière par une autre forme de servitude tout aussi pénible.
Organiser ≠ Automatiser le cœur de métier
Une entreprise qui décide de mieux s'organiser a tendance à commencer son effort par son cœur de métier : la gestion du flux de commandes, des devis à la facturation. Cela se traduit souvent par la mise en place d'un PGI (ERP), logiciel standardisé qui se décline en variantes pour chaque branches de métier.
Or cette approche présente un double inconvénient :
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D'une part, elle tend à faire perdre à l'entreprise sa culture propre au profit d'une vision standardisée du métier qui conduit généralement à une perte nette de compétitivité du fait qu'il est plus facile de perdre ses qualités que ses défauts.
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D'autre part, et c'est le propos de ce document, elle consiste en une approche en profondeur, à savoir organiser dans le détail juste une partie de l'activité, parce que tout organiser sur un tel modèle serait trop cher, alors que nous pensons qu'une approche en largeur est plus adaptée. En effet, l'expérience nous a montré qu'une bonne organisation d'entreprise se mesure plus au fait que les sujets transversaux sont gérés efficacement, et que les dossiers qui n'ont pas suivi le déroulement prévu restent sous contrôle, plus que par l'optimalité du flux standard.
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Les obstacles à l'organisation
Atteindre une optimisation globale suppose de surmonter plusieurs problématiques :
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Disposer d'une description fiable des différentes activités. Corollaire: la seule vue comptable n'est pas suffisante.
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Limiter les contraintes imposées par chaque activité aux autres.
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Gérer efficacement le changement permanent. Corollaire: permettre une optimisation progressive.
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Les outils de l'organisation
Le meilleur paradigme d'organisation au XXIème siècle, c'est ... papier, crayons, dossiers.
Le problème d'une organisation papier réelle, c'est la quantité d'opérations à faible valeur ajoutée: mise au propre, recopie, transmission, classement et concentration.
A l'inverse, l'informatique (les logiciels métier) n'est pas un bon paradigme d'organisation. En effet, elle est totalement défaillante en termes de 'limiter les contraintes imposées par chaque activité aux autres' et 'gérer efficacement le changement permanent'.
Cela signifie que le bon outil d'organisation au XXIème siècle, c'est la dématérialisation du paradigme papier, crayons dossiers :
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dans laquelle on garde toute l'information dans les dossiers, c'est à dire que l'on ne crée pas une organisation en silos (l'application de gestion, l'application de suivi des commandes, l'application de suivi commercial, etc).
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l'informatique assure l'efficacité des opérations de mise au propre, recopie, transmission, classement et concentration.
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la complexité des automatismes reste faible pour permettre le changement permanent.
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Perspective humaniste
Par rapport à ceux des générations d'avant, le cadre de la fin du XXe et début du XXIe siècle s'est trouvé inhibé du fait de sa dépendance aux informaticiens pour la mise en œuvre de choix d'organisation. De plus les contraintes et coûts élevés d'adaptation des logiciels informatiques traditionnels ont bien souvent contraint à imposer au final aux humains de s'adapter à la logique du logiciel.
Le projet Storga de Copliant vise donc précisément à redonner au cadre la possibilité d'organiser de manière autonome, et replace la machine au service de l'humain.