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Gérer ses mails

Cette leçon explique comment gérer des mails avec Storga.

Remarquez dès à présent que Storga utilise deux blocs différents pour stocker les mails envoyés et les mails reçu. Pour les différencier des mails reçu, les mails envoyés sont parfois appelés message dans la documentation Storga.
La raison de cette différenciation est purement technique. Un mail envoyé est un bloc Storga complexe, un peu comme une table ou un formulaire, et un mail reçu est un bloc Storga simple auquel est associé le fichier mail au format .eml. En ce sens, un mail reçu est plus proche du bloc fichier ou au bloc photo de Storga.

Mail envoyé (message) :

Mail reçu :

Créer des boites mails

La déclaration et la configuration des boites mails Storga se fait depuis la section 'Boites mail' de la page de configuration de votre site Storga, accessible via l'icône 'Configurer'.

Il existe quatre manières d'utiliser une boite mail dans Storga :

Mode de fonctionnement de la boite mails

Précisions concernant l'adresse de la boite mails et les restrictions d'utilisation

Comment créer et configurer la boite mails dans Storga

La boite mails est entièrement gérée par Storga, qui joue à la fois le rôle de client et de serveur mail.

L'adresse mail d'une telle boite est du type xyz@mon-site.storga.com

Si vous ne disposez que d'un site Storga de test, vous ne pourrez pas recevoir de mails dans une telle boite.

En vous reportant à la page 'Les boites mail' du manuel Storga, créez la boite mails, puis suivez les instructions de la partie 'Paramétrage minimum'.

La boite mails est aussi entièrement gérée par Storga, mais utilise un nom lié à votre propre domaine Internet.

Par rapport au cas précédent, seul le nom de la boite mails change. Par exemple si vous disposez du domaine Internet mon-domaine.com, alors vous pouvez créer une boite mails portant l'adresse xyz@mon-domaine.com

Pour information, les domaines Internet se louent chez des prestataires tels que Gandi ou OVH.

En vous reportant à la page 'Les boites mail' du manuel Storga, créez la boite mails, puis suivez les instructions des parties 'Paramétrage minimum' puis 'Utiliser un nom différent pour la boite mails'.

La boite mails est gérée par votre serveur mail externe, mais vous souhaitez utiliser Storga comme client mail.

Cela correspond au cas ou vous disposez déjà d'un serveur mail d'entreprise, ou d'un serveur mail personnel, et vous souhaitez utilisez depuis Storga une boite mails gérée par ce serveur.

Cela correspond aussi au cas ou la boite mails existe déjà, gérée par votre propre serveur.

Attention: dans ce cas la boite mails n'est pas utilisable simultanément depuis un autre client mail tel que votre Smartphone.

En vous reportant à la page 'Les boites mail' du manuel Storga, créez la boite mails, puis suivez les instructions des parties 'Paramétrage minimum' puis 'Associer une boite mails externe'.

La boite mails est gérée par un prestataire externe, mais vous souhaitez utiliser Storga comme client mail.

Cela correspond au cas ou la boite mails existe déjà, et vous souhaitez simplement l'utiliser depuis Storga.

L'adresse de la boite mails sera par exemple de type xyz@gmail.com

Attention: dans ce cas la boite mails n'est pas utilisable simultanément depuis un autre client mail tel que votre Smartphone.

En vous reportant à la page 'Les boites mail' du manuel Storga, créez la boite mails, puis suivez les instructions des parties 'Paramétrage minimum' puis 'Associer une boite mails externe', sachant que les deux raffinements ne sont pas applicables dans ce cas.

Quelle que soit le mode de fonctionnement choisi pour la boite mails, les détails de la configuration de la boite mails dans Storga sont fourni dans la page 'Les boites mail' du manuel Storga.

Manuel utilisateur Storga, Les boites mail

Le mode mail de Storga

En mode éditer, la gestion de la page de réception d'une boite mails n'est pas optimum du fait que les différents mails ne sont pas affichés sous forme d'un tableau, et que les outils à disposition sur la gauche ne sont pas spécifiquement adapté à l'activité de lire, jeter, ranger, et éventuellement répondre aux différents mails.

Il existe donc dans Storga un quatrième mode, le mode 'Mail', en sus des modes 'Visualiser', 'Editer', et 'Oganiser'. Ce mode est accessible via l'icône 'Mail'.

En mode mail, les différents mails de la page s'affichent sous forme d'une table, comme le ferait n'importe quel client mail.

Les trois fonctions principale du mode mail sont :

Write a new email.

Relever les nouveaux mails arrivés.

Rechercher un mail dans les archives.

Plus de détails concernant le fonctionnement du mode mail de Storga sont disponibles au niveau de la section 'Le mode Mail' de la page 'Les modes de Storga' du manuel Storga.

Manuel utilisateur Storga, Les modes de Storga
      

Envoyer un mail

Une fois cliqué sur l'icône écrire un nouveau message, l'envoi se fait en 5 étapes :

1. Vérifier que le champ choix multiple 'De' correspond à la bonne boite mails d'expédition.

2. Utilisez le bouton '+' pour spécifier les destinataires.

3. Saisissez le champ 'Sujet'

4. Cliquez à droite de 'Message: ' pour faire apparaître le curseur rouge, et saisissez le corps du mail.

5. Cliquez sur le bouton 'Envoyer'

Précision concernant la saisie des adresses mails des destinataires du mail.

Chaque fois que vous appuyez sur le bouton '+', une nouvelle ligne permettant de saisir un destinataire apparaît. Il existe deux manières de remplir une ligne destinataire.

Dans tous les cas, le champ de gauche est un choix multiple qui spécifie destinataire normal, ou en simple copie. Les copies cachées ne sont pas possibles, parce que pas souhaitables du point de vue éthique.

Ensuite, le deuxième champ est un choix multiple qui spécifie comment l'adresse mail va être saisie. Si ce choix multiple est vide, alors une case de saisie permet de saisir directement l'adresse mail, comme un simple champ texte.

En revanche, si cette case est positionnée, elle indique le répertoire dans lequel l'adresse mail du destinataire va être prise :

Dans ce cas, juste derrière on peut avoir un champ choix multiple si le répertoire ne contient pas plus d'une dizaine d'entrées. Dans le cas contraire, et comme montré ici, un champ de saisie permet de saisir quelques caractères du nom du destinataire, puis le bouton '...' permet d'afficher le choix multiples des entrées du répertoires les plus approchantes.

'Abonnés' et 'Formulaires' sont des répertoires spéciaux. Ignorez dans un premier temps.
'Abonnés' désigne les utilisateurs qui on souscrit à la page, via le bouton 'S'abonner' du mode visualiser. Cette fonction visait à permettre au destinataires de spécifier quels mais ils désirent recevoir, au lieu que ce soit l'expéditeur qui doive choisir qui va recevoir le mail, cependant, à ma connaissance, cette fonctionnalités n'est pas utilisée en pratique.
'Formulaires' permet d'envoyer à un ensemble d'utilisateurs un mail leur donnant accès à un formulaire Storga à compléter. L'adresse des destinataires est prise, au moment de l'appui sur le bouton 'Envoyer', dans les formulaires sélectionnés dans un autre onglet (soit directement via a case de sélection devant chaque bloc Storga en mode organiser, soit indirectement via la sélection de lignes d'un état). Cependant, dans la pratique, pour ce genre d'envoi de mail très particulier, on préfère utiliser un script Storga, et l'instruction 'msg_form_to', plutôt que l'interface utilisateur de Storga.

Bien comprendre les différents modes de Storga pendant la saisie du mail

Quand vous cliquez dans le dessus du mail, ce sont les icônes liées à l'envoi d'un mail qui s'affichent sur la gauche :

Quand vous cliquez dans le corps du mail, par exemple à droite du champ 'Message: ', ce sont les icônes liées au mode éditer de Storga qui s'affichent sur la gauche, pour vous permettre de saisir et mettre en forme le message au fur et à mesure, comme vous avez appris à le faire au niveau de la leçon 'Prise de notes' :

Quand vous cliquez dans le corps du mail, vous pouvez accéder au mode organiser de Storga, pour réorganiser les différents paragraphes du mail, comme vous avez appris à le faire au niveau de la leçon 'Editer un document complexe, le réorganiser' :

La mode organiser permet de plus d'ajouter au mail des éléments pris d'en d'autres pages Storga, en particulier des blocs fichiers qui seront transmis sous forme de pièces jointes.

Ajouter en pièce jointe un bloc fichier Storga

Dans un autre onglet Storga, en mode organiser, sélectionner le ou les blocs Storga contenant les fichiers à envoyez en pièce jointe, puis dans le mail, basculez en mode organiser comme décrit ci-avant, et copiez les blocs en cliquant sur la barre jaune au bas du corps du mail. C'est à vous de voir si vous préférez faire une copie simple, ou une copie partagée. Une copie plus rapide et économique en terme de consommation d'espace disque dans Storga, mais en revanche, si vous modifiez le bloc fichier en copie partagée après avoir envoyé le mail, le contenu de mail sera changé au niveau des archives, ce qui n'est pas forcément souhaitable.

Une alternative moins efficace consiste à tout d'abord copier le fichier depuis Storga sur le disque de votre ordinateur, via le menu contextuel du bloc fichier, puis ajouter le fichier dans le mail en préparation, via un glissé déposé vers la case 'Joindre fichier'.

Ajouter en pièce jointe un fichier externe à Storga

Effectuez tout simplement un glissé déposé du fichier, depuis le bureau ou un des répertoires de votre disque affiché via le gestionnaire de fichier de Windows, Linux ou MacOS, vers la case 'Joindre fichier'.

Champs avancés d'un nouveau mail

Lors de l'émission d'un mail, le champ 'Adresses' permet de spécifier si les adresses mails des différents destinataires du mail seront visibles à tous ou cachées.

Enfin, le champ URL permet d'ajouter au bas du mail un lien vers la page Storga où il se trouve. C'est une option particulièrement utile pour informer des collaborateurs de l'avancement d'un dossier, ou leur demander une contribution, parce qu'ils disposent alors d'un lien direct vers le dossier concerné. Dans ce cas, pour créer le nouveau mail, on utilise généralement la méthode décrite ci-dessous.

Envoyer un mail directement depuis la page où l'on souhaite le conserver

Avec Storga, pour envoyer un nouveau mail, on ne passe pas systématiquement en mode mail au niveau de la page de réception des mails.
Souvent, on envoi directement le mail depuis la page du dossier qu'il concerne, en passant en mode éditer, et en cliquant sur l'icône 'Message'.

Gérer les nouveaux mails reçu

Pour traiter les nouveaux mails reçus on utilise généralement les différents icônes vertes du mode mail de Storga, que nous allons présenter maintenant. Cependant, on peut aussi utiliser, en mode éditer, les boutons du menu contextuel du bloc mail.
Voici la série de questions à se poser, pour déterminer quoi faire de chaque nouveau mail reçu :

départ
Le mail était il
souhaité ?

oui

oui

non

non

Ranger

Lire

Ranger
dans un des dossiers
à traiter

non

oui

Répondre

oui

Le mail
non
fait-il partie d’un
dossier ?

Répondre
puis

non
terminé

oui

Transférer

Pourriel

Le mail
nécessite-t-il une
réponse ?

Est-ce moi
qui vais traiter
ce mail ?

Est-ce que
son traitement
nécessite plus
de deux
minutes ?

Jeter

oui

Lire

Le mail
nécessite-t-il une
réponse ?
non


Voici maintenant quelques remarques complémentaires concernant ce diagramme :

Le fait de jeter un mail indésirable via l'icône 'Pourriel', plutôt que via l'icône 'Détruire', a pour effet que par la suite, il sera par défaut ignoré par la fonction de recherche d'anciens mails dans l'historique.

N'ayez pas peu de supprimer les mails de la page de réception des nouveaux mails reçu; il ne sont pas définitivement perdu pour autant. En effet, la fonction de recherche présentée ci-dessous permettra de les retrouver quand vous le souhaitez.

Dans la case en haut à droite du diagramme ci-avant, 'dossiers à traiter' peut désigner des entités diverses. Premièrement et principalement un dossier pérenne. Ce peut être par exemple celui-d'une commande en cours ou d'un tier, auquel en plus du mail on ajoutera un formulaire ou une ligne dans un formulaire pour indiquer la présence de ce nouveau mail à traiter. Deuxièmement le dossier d'une activité périodique telle que par exemple 'préparation de la réunion de coordination hebdomadaire'. Troisièmement un dossier destiné à contenir exclusivement et temporairement les mails en attente de traitement, comme par exemple 'à traiter au calme lors de mon trajet en train le vendredi soir'.

Remarquez enfin que dans le diagramme de gestion des nouveaux mails reçu qui vient de vous être proposé, dans tous les cas le mail disparaît de la page des nouveaux mails reçu. En effet, le fait de garder des mails dans la page des nouveaux mails reçu est toujours le signe d'une organisation personnelle défaillante dans laquelle on utilise cette page comme une mauvaise liste de choses à faire.

Détail de la procédure pour ranger un mail

Avec un client mail classique, on est habitué à ranger les mails dans des répertoires internes à l'application de messagerie, contenant exclusivement des mails. A l'inverse, avec Storga, un mail émis ou reçu est un bloc Storga normal, que l'on peut donc stocker dans n'importe quelle page Storga, qui elle même peut contenir d'autre types de blocs tels que des blocs de prise de notes, des document bureautique ou des formulaires. C'est ce qui permet de sortir de la traditionnelle organisation informatique en silo, et donc de réunir au même endroit toutes les informations concernant un dossier, qu'elles soient de type base de données, comptables, notes, fichiers bureautiques ou mails.

On peut ranger les mails dans l'arborescence Storga soit automatiquement par des scripts, soit manuellement via l'interface utilisateur. C'est cette seconde méthode que nous allons maintenant décrire.

Pour ranger manuellement un mail, le sélectionner via l'icône 'Sélectionner' du mode mail, puis dans un autre onglet Storga, en mode organiser, cliquer sur la barre jaune de l'endroit où l'on souhaite ranger le mail, et enfin cliquer sur le bouton 'Déplacer' qui est apparu dans la partie supérieure de la fenêtre Storga.

On peut bien évidement aussi ranger le mail en le manipulant comme un bloc Storga ordinaire, c'est à dire en passant en mode organiser au niveau de la page de réception des mails. Cela peut être pratique si l'on veut ranger dans la même page Storga plusieurs mails reçus, parce qu'alors, on peut tous les sélectionner simultanément avant de cliquer sur la barre jaune dans la page de destination.

Stocker dans un bloc fichier Storga l'une des pièces jointes d'un mail reçu

Il n'existe pas de mode direct pour déplacer dans un bloc Storga un fichier reçu en pièce jointe dans un mail. Vous devez donc tout d'abord copier sur le disque de votre ordinateur la pièce jointe, en utilisant le bouton 'Télécharger' qui apparaît à coté du nom du fichier dans le mail reçu, puis créer un bloc fichier comme vu au niveau de la leçon 'Archiver ses fichiers de bureautique'.

Généralement, c'est tout le mail que l'on range dans Storga, et non individuellement des différentes pièces jointes du mail.

Rechercher un mail dans les archives

Si au niveau de la définition de la boite mails, le champ 'Page pour archivage des mails' a été rempli, alors on peut retrouver les mails, même quand ils ont été supprimés de la boite d'entrée sans avoir été rangés manuellement dans l'arborescence Storga. Pour cela, en mode mail, on déplie les champs de filtrage via l'icône 'Filtrer'.

Le premier champ de filtrage sert à n'afficher que les mails qui contiennent la chaîne de caractères souhaitée. Elle est recherchée au niveau de l'entête du mail, ce qui comprend en particulier l'expéditeur, les destinataires, le sujet du mail et quelques informations supplémentaires comme la liste des serveurs par lequel le mail a transité.
Si ce champ contient plusieurs lignes, alors seuls les mails contenant toutes les chaînes de caractères indiquées seront retrouvés.
On peut aussi indiquer une chaîne de caractères sous la forme 'from ...' 'to ...' ou 'subject ...' pour spécifier que la recherche doit s'effectuer exclusivement respectivement sur l'adresse et le nom de l'expéditeur, l'adresse et le nom des destinataires ou enfin sur le sujet.

Le second champ indique de prendre les mails non plus dans la page correspondant aux nouveaux mails reçus, mais dans les archives, en remontant dans le temps le nombre de jours spécifiés.

Généralement, on utilise ces deux champs simultanément.

Le troisième champ permet de spécifier le type de mails souhaités, en particulier si les mails qui ont été marqués non désirés via l'icône Pourriel doivent être pris en compte ou pas.

Enfin, le quatrième champ permet de spécifier dans combien de niveaux de sous pages les mails doivent être retrouvés. Quand on utilise plusieurs boites aux lettres Storga, on peut assigner à chaque boite une page de réception des mails distincts. Ainsi, si on passe en mode mail dans l'une de ces pages, on ne visualise que les mails correspondant à cette boite. Par contre, si l'on passe en mode mail au niveau d'une page Storga qui contient en tant que sous pages plusieurs de ces pages, alors, en indiquant '1' au niveau de ce champ, on visualise simultanément les mails de toutes les boites correspondantes.

Gérer les mails en tant que fichiers

Beaucoup d'utilisateurs sont persuadés que les mails sont des entités particulières, de nature différente des autres fichiers bureautique, et donc que l'on ne peut gérer que dans une application client mail, et non comme de simple fichiers sur le disque de l'ordinateur.
Et bien non, un mail est un simple fichier dont l'extension est .eml et rien ne devrait vous empêcher de les stocker dans les mêmes répertoires disques de votre ordinateur que vos autres fichiers bureautique.

Ranger dans Storga un mail reçu via un client mail autre que Storga

La manière d'obtenir le fichier .eml dépend du logiciel client mail que vous utilisez.

Outlook

Outlook ne conserve pas le fichier .eml original, mais seulement une conversion de celui-ci au format interne de Outlook dont les fichiers ont pour extension .msg
Si vous créez un nouveau bloc mail dans Storga, et que vous fournissez un fichier .msg au lieu d'un fichier .eml, le fichier .msg sera automatiquement converti au format .eml par Storga.
De cette double conversion peut résultat de subtiles changements au niveau du contenu du mail, surtout si sa mise en page est complexe.

Gmail

Cliquez sur l'icône Autre (représentée par trois petits points alignés verticalement), puis sélectionnez 'Télécharger le message'.

Une fois que vous avez stocké sur le disque de votre ordinateur le fichier .eml correspondant au mail, pour le ranger dans Storga, il suffit, en mode éditer, de créer un nouveau bloc Mail (ou même un bloc Ficier puisque Storga découvrira automatiquement qu'il s'agit en fait d'un mail), puis de faire glisser le fichier vers la zone 'Glisser le mail ici' (ou la zone 'Glisser le fichier ici') dans la partie haute de la fenêtre Storga.

Mozilla Thunderbird

Sélectionner le mail, puis clic droit et 'Enregistrer sous'.

Exporter sur votre disque un mail Storga, sous forme d'un fichier .eml

Utilisez tout simplement l'icône 'Télécharger' du mode mail de Storga. Puis appuyez sur le bouton 'Télécharger' après vous être déplacé à l'endroit souhaité dans l'arborescence de fichiers de votre ordinateur.

Travaux pratiques

Définissez une boite mail au niveau de votre site Storga d'expérimentation, puis envoyez un mail d'essai à votre boite mail personnelle.
Pour mémoire : s'il s'agit d'une boite mail entièrement gérée par Storga et d'un site Storga d'expérimentation, comme indiqué au début de cette leçon, un éventuel mail de réponse ne sera pas reçu.

Envoyez un second mail, avec une pièce jointe.

 

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