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Les boites mail

General presentation of emails in Storga

In terms of infrastructure, there are two possible configurations allowing you to exchange emails via Storga.

The first is to use the Storga server as your domain's mail server.
Suppose your business uses the domain my-domain.fr, then you just need to position the MX field of this domain with the names and IP addresses of the Storga servers, whether they are physical servers on your premises, or whether your Storga domains are hosted by Copliant.

The second possibility is to have your own mail server.
It can be either a server that you manage, or mailboxes from SaaS providers such as La Poste or Gmail. In this case, Storga behaves like a simple mail client such as Firebird or Outlook, which will fetch and drop the mails to be sent on your mail server.

Mailbox settings

Mailboxes are defined in the 'Mailboxes' section of the configuration page of the Storga site, accessible via the 'Configure' icon:
Only an administrator user of the Storga site can create or modify mailboxes.

Suppose the Storga site code is my_site. In this case, the address of a mailbox will be X Y Z@my website.storga.com or X Y Z can be chosen freely. Note that the underscore symbol at the level of the name of the Storga site code has become a simple hyphen at the level of the mailbox code, and this because domain names on the Internet should not use underscores, but rather. single dashes.

Paramétrage minimum

Le strict minimum pour configurer une boite mail Storga est d'indiquer :

Le champ 'Nom de la boite mail' qui sera utilisé pour indiquer le nom de l'expéditeur (ou de l'entité expéditrice) au moment de l'envoi d'un mail.

Pour pouvoir recevoir des mails :
Le champ 'Page de réception des mails' pour indiquer dans quelle page Stroga seront stockés les nouveaux mails reçu. (Vous devez, dans un autre onglet Storga, avoir copié la page de destination via l'icône 'URL' du mode éditer, avant d'appuyer sur le bouton 'Coller l'adresse')

Pour pouvoir émettre des mails :
La partie 'Utilisateurs qui ont accès à cette boite mail'

On rempli aussi souvent le champ 'Page pour archivage des mails' qui indique où une copie de chaque mail sera rangée, pour l'archivage des mails. Storga crée alors une sous arborescence à deux niveaux, le premier correspondant au mois, le second au jour où le mail a été reçu ou émis. Cela permet de vider régulièrement la page de réception des mails, tout en gardant une copie que l'on retrouve facilement via la fonction de recherche du mode mail de Storga, ou depuis l'arborescence des mails archivés, en utilisant la fonction de recherche du mode visualiser de Storga.

Ensuite, on peut raffiner la configuration.

Associer un carnet d'adresses

Un carnet d'adresses permet, au moment d'émettre un mail, de choisir l'adresse mail du destinataire en tapant quelques lettres son nom.

Dans Storga, les carnets d'adresses sont de simples états, dont au niveau de l'onglet 'Champ' du menu contextuel de l'état, on a accédé et complété la sous partie 'Choisir les champs définissant un répertoire' via le bouton du même nom.
Un exemple prêt à l'emploi est fourni par l'état Liste des personnes du module Personnes présenté dans l'autoformation à Storga.

Pensez à remplir le champ 'Carnet d'adresse par défault' ce qui évitera d'avoir à choisir le carnet d'adresse à la main au niveau de chaque ligne d'adresse mail lors de la saisie d'un nouveau mail.

Utiliser un nom différent pour la boite mail

Supposons par exemple que votre entreprise possède le domaine le domaine mon_domaine.com. Vous pouvez souhaitez utiliser l'adresse email xyz@mon_domaine.com au lieu de l'adresse xyz@mon-site.storga.com pour votre nouvelle boite aux lettres Storga.

Dans ce cas, vous avez deux solutions. Soit utiliser le serveur Storga comme serveur mail de vos boites aux lettres, ce qui va être présenté dans cette partie et qui implique que Storga gère toutes les boites aux lettres du domaine, soit utiliser un serveur mail externe, ce qui va être présenté dans la partie suivante.

Pour utiliser Storga comme serveur de mail, vous devez :

Positionner l'adresse du serveur Storga au niveau du champ MX de la définition de votre domaine. Si votre domaine est géré par deux serveurs Storga affin d'assurer la haute disponibilité, vous pouvez enregistrer deux champs MX pointant vers les deux serveurs.

Renseigner le champ 'Adresse mail' au niveau de la définition de la boite aux lettres dans Storga.
Attention : seul l'administrateur général du serveur Storga, par opposition à l'administrateur de votre site Storga, peut effectuer cette opération.

Associer une boite mail externe

Si vous disposez déjà d'un serveur de mail, ou que votre boite au lettre est gérée par un prestataire externe tel que Google ou La poste, remplissez simplement les parties 'Récupération des mails dans une boite externe' et 'Envoi des mails via une boite externe' au niveau de la définition de la boite aux lettres dans Storga.

Si vous ne savez pas comment remplir ces champs, adressez vous à l'administrateur du serveur mail.

Attention: le protocol utilisé par Storga pour récupérer les mails est POP3 et non IMAP4. Dans la pratique, cela implique que vous ne pouvez pas gérer la boite mail simultannément depuis Storga et depuis un autre client mail tel que votre Smartphone.

Raffinement 1

Certains serveurs mails sont capables d'effectuer automatiquement le renvoi des mails vers un serveur externe. Dans ce cas, définissez le renvoi au niveau du serveur mail externe, et ne remplissez pas la partie 'Récupération des mails dans une boite externe' dans Storga.
Le renvoi automatique est plus efficace, parce que le mail est renvoyé sans délais, alors que sinon il ne sera récupéré que quand vous actionnez le bouton 'Relever' au niveau du mode mail de Storga.

Raffinement 2

Si l'adresse mail de votre boite aux lettres correspond à un nom de domaine dont vous avez le contrôle, par opposition à une boite dont l'adresse fait référence au prestataire externe (par exemple xyz@gmail.com), alors vous pouvez, si vous le souhaitez, demander à Storga d'envoyer directement les mails sans passer par le serveur mail externe. Pour cela :

Si la définition de votre domaine contient un champ SPF, ajoutez y les adresses des serveurs Storga.

Ne remplissez pas la partie 'Envoi des mails via une boite externe' au niveau de la définition de la boite aux lettres dans Storga.

Filtrer les mails à l'entrée

La partie 'Tri à l'entrée des mails' vous permet de mettre en place quelques règle de filtrage des spams, spécifiques à cette boite, qui s'ajouteront aux règles globales mises en place au niveau du serveur mail Storga et de votre éventuel serveur de mails externe.

Définition avancée d'une boite mail

Les champs supplémentaires de la partie 'Stockage des mails reçu' de la définition de la boite mail dans Storga permettent par exemple de définir une boite mail qui sera utilisée par la fonction 'scan to mail' d'un scanner, et d'effectuer à la réception l'extraction automatique des scans fourni en pièce jointe.

- to complete -

Creation / configuration by program

- to complete -

Automatic mail processing

Send an email automatically

See the article 'Send the mailing of an online questionnaire'

Process emails automatically

See the article 'Automatic processing of received emails'

Process emails automatically by associating a virtual mailbox with a form

See the paragraph 'Send an email for automatic processing by Storga' in the document 'REST server and mail'